4. Être capable de détecter un incident
Vous devez pouvoir être alerté en cas d’incident sécuritaire, et être capable d’évaluer son impact sur vos collaborateurs. La quantité d’informations diffusées par les médias et les réseaux sociaux (dont des « fake news ») rend difficile l'identification d'événements pertinents pour votre organisation. Il est alors essentiel d’avoir une source d’information sûre pour agir dans les meilleurs délais. Plus la situation est détectée tôt, plus l’entreprise pourra rapidement agir pour protéger ses collaborateurs et assurer la continuité de son activité.
Avec une
solution digitale de localisation et de communication telle que
TravelTracker, vous pouvez gagner en efficacité opérationnelle et par exemple :
- programmer l’envoi automatique de mémos de destination lors de la réservation du voyage ;
- vous assurer que votre voyageur ait bien reçu et lu son mémo de destination avant de partir ;
- savoir où se trouvent les collaborateurs lors du déclenchement d’un incident ;
- informer automatiquement de l’incident grâce à des alertes en temps réel ;
- communiquer avec les collaborateurs directement via des messages personnalisables et multimodaux ;
- évaluer l’impact de l’incident rapidement grâce à un processus automatisé de localisation, de communication et de reporting sur le statut des voyageurs potentiellement impactés.
Évolution des comportements
Le contexte international a changé et la prise de conscience des risques également. Les collaborateurs sont désormais plus sensibles aux risques et attendent de leurs organisations qu’elles mettent en place des solutions d’assistance et de localisation, pour garantir leur sécurité.
5. Tester ses processus et ses outils de prévention et de réaction aux incidents sécuritaires
Afin d'assurer une réponse efficace à tout incident, il est important de tester vos procédures de gestion de crise en mettant en place des exercices réguliers. Ces simulations d'incident doivent permettre à tous les acteurs potentiels – RH, Opérations, Juridique, DG, etc. – de travailler ensemble. Tremblement de terre à Mexico, attaque terroriste à Berlin, soulèvement populaire en Algérie… Il est intéressant de choisir une situation et un scénario dans un pays où vous avez un grand nombre de voyageurs ou d’expatriés et qui soit crédible pour votre entreprise. Cet exercice vous permet de bien maîtriser vos outils et processus et de sensibiliser toutes les parties prenantes afin d’être prêts à agir si besoin.
Une bonne préparation réduit l’exposition aux risques, mais il est important de garder en tête que le risque 0 n’existe pas. Ainsi, il vous faut aussi savoir réagir en situation de crise – d’où l'intérêt de l’exercice.
6. Apporter l’assistance nécessaire après un événement sécuritaire
Une crise sécuritaire nécessite une intervention sur le terrain pour accompagner vos collaborateurs dans une situation parfois traumatisante, physiquement ou moralement. Il est alors essentiel de recourir à une assistance sécurité qui permette de donner accès à des conseils d’experts santé et sécurité et de trouver des prestataires capables d’agir rapidement en connaissance du terrain opérationnel. Il faut se concentrer sur deux réponses majeures :
- le support logistique disponible 24h/24 et 7j/7, pour résoudre rapidement la crise, notamment dans les pays où les barrières culturelles, linguistiques et le manque d’infrastructures peuvent rendre la gestion de l’incident complexe ;
- le soutien émotionnel post-événement, pour soutenir les collaborateurs en leur offrant notamment un soutien psychologique par téléphone.
Toutes ces actions sont indispensables pour vous assurer d’être dans le cadre légal de réponse au Devoir de Protection. Si vous les avez déjà toutes mises en place, vous ne pouvez guère faire mieux. Dans le cas contraire, vous pouvez vous faire accompagner par un spécialiste de la gestion des risques qui vous aidera à répondre à tout incident, et à préparer vos collaborateurs à leur mobilité à l’international. De quoi maintenir la continuité de votre activité tout en répartissant les responsabilités !