L’anticipation et la sensibilisation aux risques sont indispensables pour éviter les incidents ou y répondre de manière appropriée. En tant que responsable, vous êtes en charge de la gestion de ces risques dont l'occurrence et la complexité augmentent du fait du contexte international actuel. Mais cela, vous le savez déjà. Vous voulez savoir si vos pratiques sont optimales ? Retrouvez les 6 actions clés d’une bonne gestion du risque sécuritaire en mobilité à l’international.
Pour envisager des solutions pour minimiser l’exposition de votre organisation aux risques sécuritaires et en garantir la continuité d’activité, vous devez répondre à deux grands enjeux :
- la préparation des collaborateurs aux risques en voyage ;
- la gestion des incidents – à titre individuel ou dans le cadre d’une crise à plus grande échelle.
1. Mettre en place une politique sûreté pour tous les déplacements
Une politique sûreté pour les déplacements vous permet :
- de définir un cadre, des règles et l’usage d’outils pour les gérer ces déplacements de collaborateurs et ainsi prévoir les risques pour mieux les éviter ;
- de simplifier les processus de gestion des risques en déplacement à l’international ;
- de déterminer les rôles et responsabilités de chacun, collaborateur comme responsable ;
- de former vos collaborateurs et de les sensibiliser à ces problématiques ;
Et le rôle du collaborateur ?
Il est important de responsabiliser vos collaborateurs quand ils se déplacent : bien s’informer, se former, réserver son billet via une agence de voyage, respecter les consignes de sécurité, faire valider son voyage… Pour le manager, il est primordial de s’assurer que le voyageur suit bien tout le processus de validation de son déplacement.
2. Informer sur les pays de destination
Dans le cadre d’une mobilité à l’international de collaborateurs, les informations disponibles en ligne peuvent être insuffisantes et peu adaptées au contexte professionnel – il s’agit de renseignements généralistes, peu adaptés aux profils des voyageurs d’affaires. Il est essentiel d’agréger différentes sources d’information et de les recouper. Rien de tel que de recourir à un système d’information par destination et d’alertes en temps réel monitoré par des analystes sécurité, et d’échanger avec des spécialistes des pays de destination.
3. Éduquer aux risques en formant
Choix d’un hôtel, moyens de transports, événements en cours, protection des données face à la cybercriminalité, conseils d’hygiène, paludisme ou virus zika : les solutions d’e-learnings permettent de sensibiliser le plus grand nombre aux bons réflexes via des conseils de voyage concrets. Ce type de formation reste le plus simple à déployer au sein d’une entreprise :
- pour les collaborateurs, la plateforme de formation en ligne est accessible partout et permet de couvrir des sujets variés ;
- pour les managers, elle permet de suivre les progrès des voyageurs et d’en garder une trace à des fins de conformité.
C’est un bon moyen pour votre entreprise de démontrer sa volonté de répondre à son Devoir de Protection.
4. Être capable de détecter un incident
Vous devez pouvoir être alerté en cas d’incident sécuritaire, et être capable d’évaluer son impact sur vos collaborateurs. La quantité d’informations diffusées par les médias et les réseaux sociaux (dont des « fake news ») rend difficile l'identification d'événements pertinents pour votre organisation. Il est alors essentiel d’avoir une source d’information sûre pour agir dans les meilleurs délais. Plus la situation est détectée tôt, plus l’entreprise pourra rapidement agir pour protéger ses collaborateurs et assurer la continuité de son activité.
Avec une solution digitale de localisation et de communication telle que TravelTracker, vous pouvez gagner en efficacité opérationnelle et par exemple :
- programmer l’envoi automatique de mémos de destination lors de la réservation du voyage ;
- vous assurer que votre voyageur ait bien reçu et lu son mémo de destination avant de partir ;
- savoir où se trouvent les collaborateurs lors du déclenchement d’un incident ;
- informer automatiquement de l’incident grâce à des alertes en temps réel ;
- communiquer avec les collaborateurs directement via des messages personnalisables et multimodaux ;
- évaluer l’impact de l’incident rapidement grâce à un processus automatisé de localisation, de communication et de reporting sur le statut des voyageurs potentiellement impactés.
Évolution des comportements
Le contexte international a changé et la prise de conscience des risques également. Les collaborateurs sont désormais plus sensibles aux risques et attendent de leurs organisations qu’elles mettent en place des solutions d’assistance et de localisation, pour garantir leur sécurité.
5. Tester ses processus et ses outils de prévention et de réaction aux incidents sécuritaires
Afin d'assurer une réponse efficace à tout incident, il est important de tester vos procédures de gestion de crise en mettant en place des exercices réguliers. Ces simulations d'incident doivent permettre à tous les acteurs potentiels – RH, Opérations, Juridique, DG, etc. – de travailler ensemble. Tremblement de terre à Mexico, attaque terroriste à Berlin, soulèvement populaire en Algérie… Il est intéressant de choisir une situation et un scénario dans un pays où vous avez un grand nombre de voyageurs ou d’expatriés et qui soit crédible pour votre entreprise. Cet exercice vous permet de bien maîtriser vos outils et processus et de sensibiliser toutes les parties prenantes afin d’être prêts à agir si besoin.
Une bonne préparation réduit l’exposition aux risques, mais il est important de garder en tête que le risque 0 n’existe pas. Ainsi, il vous faut aussi savoir réagir en situation de crise – d’où l'intérêt de l’exercice.
6. Apporter l’assistance nécessaire après un événement sécuritaire
Une crise sécuritaire nécessite une intervention sur le terrain pour accompagner vos collaborateurs dans une situation parfois traumatisante, physiquement ou moralement. Il est alors essentiel de recourir à une assistance sécurité qui permette de donner accès à des conseils d’experts santé et sécurité et de trouver des prestataires capables d’agir rapidement en connaissance du terrain opérationnel. Il faut se concentrer sur deux réponses majeures :
- le support logistique disponible 24h/24 et 7j/7, pour résoudre rapidement la crise, notamment dans les pays où les barrières culturelles, linguistiques et le manque d’infrastructures peuvent rendre la gestion de l’incident complexe ;
- le soutien émotionnel post-événement, pour soutenir les collaborateurs en leur offrant notamment un soutien psychologique par téléphone.
Toutes ces actions sont indispensables pour vous assurer d’être dans le cadre légal de réponse au Devoir de Protection. Si vous les avez déjà toutes mises en place, vous ne pouvez guère faire mieux. Dans le cas contraire, vous pouvez vous faire accompagner par un spécialiste de la gestion des risques qui vous aidera à répondre à tout incident, et à préparer vos collaborateurs à leur mobilité à l’international. De quoi maintenir la continuité de votre activité tout en répartissant les responsabilités !
Et pour n’oublier aucun outil, référez-vous à la checklist de gestion d’un incident sécuritaire.
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